Novi Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti će početi da se primenjuje od 2. februara 2021. godine. Trenutno važeći zakoni, koji uređuju ovu pravnu oblast, su Zakon o kulturnim dobrima iz 1994. godine i Zakonom o arhivskoj građi iz 1998. godine.
Ovim zakonom uređuje se sistem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, uslovi i način korišćenja arhivske građe, organizacija, nadležnost i delatnost arhiva u Republici Srbiji. Zakon izričito određuje da je delatnost zaštite arhivske građe od opšteg interesa za Republiku Srbiju.
Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti će biti obavezujući za sve stvaraoce, imaoce i nosioce arhivske građe i dokumentarnog materijala,
bez obzira na veličinu privrednog subjekta (stvaraoca, imaoca ili nosioca) i broj zaposlenih.
Arhivska građa, kao dokumentarni materijal koji se trajno čuva, je odabrani izvorni, a u nedostatku izvornog, i svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa koji su nastali radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica, a od trajnog su značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti, bez obzira na to kada i gde su nastali, i da li se nalaze u ustanovama zaštite kulturnih dobara ili van njih, i bez obzira na oblik i nosač zapisa na kome su sačuvani. Obaveza čuvanje arhivske građe je trajna.
Dokumentarni materijal predstavlja celinu dokumenata ili zapisa nastalih ili primljenih delovanjem i radom subjekata stvaraoca i imaoca arhivske građe, u izvornom ili reprodukovanom obliku dokumenta, bez obzira na formu i format beleženja, kao i propisane evidencije o njemu. Obaveza čuvanja dokumentarnog materijala je određena aktima privrednog subjekta i posebnim zakonskim odredbama. Dokumentarni materijal se može izlučiti i uništiti nakon što je protekao definisani rok čuvanja.
Dokumentarni materijal u elektronskom obliku je dokumentarni materijal koji je izvorno nastao u elektronskom obliku.
Dokument je zapis bilo koje vrste, oblika i tehnike izrade, koji sadržajem, kontekstom i strukturom pruža dokaz o aktivnosti koju pravno ili fizičko lice preduzima, obavlja ili zaključuje tokom svoje delatnosti ili lične aktivnosti.
Stvaranje i čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, kao i ostalih vidova elektronskih dokumenata i materijala će biti određeno u skladu sa odredbama Zakona i propisa kojima se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje dokumenata odnosno Zakona o elektronskom dokumentu.
Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti predviđa dužnost lica stvaraoca ili imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala da savesno čuvaju u sređenom i bezbednom stanju arhivsku građu i dokumentarni materijal u obliku u kojem su nastali.
Obaveze, koje će prema Zakonu, ovi subjekti imaju (Član 9. Zakona) su da:
• obezbede odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala,
• vode arhivsku knjigu na propisanom obrascu,
• odrede odgovorno stručno lice za zaštitu i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom,
• evidentiraju, označavaju, klasifikuju, datiraju i arhiviraju arhivsku građu i dokumentarni materijal,
• dostave nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. 04. tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini,
• obaveste nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.
Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti će biti definisana obaveza za privredne subjekte u pogledu donošenja opštih akata odnosno donošenje akata kojima će se pravilno urediti procedure, rokove, vrste dokumenata, klasifikacije, ovlašćenja i odgovornosti, kako u pogledu arhivske građe, tako i u pogledu dokumentarnog materijala. Propisani akti se odnose na donošenje:
• opšteg akta o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala (Pravilnik o kancelarijskom poslovanju),
• liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja (Lista kategorija),
• opšteg akta o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata (Pravilnik o elektronskim dokumentima).
Zakonom se predviđa usvajanje opšteg akta, koji će regulisati čuvanje elektronske građe, koji mora biti usaglašen sa Uredbom o uslovima za pripremu dokumenata za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenata koji su pogodni za dugotrajno čuvanje. Zakon i Uredba propisuju sledeće pravne i tehničke uslove, koji moraju biti ispunjeni:
• čuvanje se vrši u formatu pogodnom za dugotrajno čuvanje (recimo, starije verzije Microsoft Word-a nisu u mogućnosti da se otvore, jer ih sadašnji softveri ne podržavaju),
• moraju svi elementi izvornog dokumenta da se nalaze i u digitalizovanom obliku,
• digitalizovani dokument mora da bude jednako upotrebljiv kao i onaj izvorno nastao u papirnom obliku (stranice, pečati i potpisi se moraju videti identično kao i u izvornoj papirnoj formi),
• informacioni sistem koji se koristi za ove radnje mora da sadrži dnevnik svih preduzetih radnji, koji se čuva tokom celog perioda čuvanja dokumenta.
Arhivska građa, dokumentarni materijal i dokumenti, će se shodno Zakonu, morati čuvati određeni vremenski rok (zakonom predviđen rok za svaku od kategorija). Nakon isteka propisanog roka, dokumenti se odvajaju, a proces odvajanja dokumentarnog materijala kome je istekao rok čuvanja i njegovo uništenje se naziva izlučivanje. Izlučivanje (uništavanje) će se vršiti jednom godišnje za sav dokumentarni materijala kome je istekao rok čuvanja, a u skladu sa donetom Listom kategorija. Materijal koji će se izlučiti prethodno mora biti upisan u arhivsku knjigu (sadrži svu arhivsku građu i dokumentarni materijal). Arhivska građa, koja se trajno čuva, se neće moći uništiti po sprovedenoj digitalizaciji, već se dokumenti čuvaju u svom izvornom obliku.
Prema Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti propisane su i kaznene odredbe za pravna lica za nepoštovanje propisanih obaveza. Zakon predviđa novčane kazne u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara, odnosno od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu.
Advokat za privredno pravo odnosno advokat za ugovore pruža sve usluge iz domena privrednog prava i sačinjavanja neophodnih dokumenata, vezanih za privredne subjekte, a u skladu sa potrebama usklađivanja sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti. Advokat za privredno pravo odnosno advokat za ugovore takođe zastupa privredne subjekte pred nadležnim organima.
